ZAMAN YÖNETİMİ


AMAÇ
Bireylerin zamanlarını etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak.
OKUYUCU HEDEFLERİ
1. Zaman yönetiminin önemini açıklayabilecek.
2. Zaman tuzaklarını açıklayabilecek.
3. Kişisel gelişmenin zaman yönetimi ile ilişkisini kurabilecek.
4. Zamanı nasıl kontrol altına altına alabileceğini öğrenmek.
5. Yaptığı işlerde nasıl daha verimli olabileceğini öğrenmek.
6. Zamanı nasıl israf etmeyeceğini öğrenmek. İ
İÇERİK
1. Zaman nedir ?
2. Zamanı yönetmek için yapılabilecekler.
3. Zaman tuzakları nelerdir ?
4. Zamanı kullanma ilkeleri.
5. Zamanı yönetiminde bazı yöntemler.
6. Planlama ve zaman yönetimi.
7. İletişim ve zaman yönetimi.
8. Zaman yönetimi ile ilgili anlamlı sözler.
ZAMAN NEDİR?
İnsanın duyu organlarıyla algılayamadığı fiziksel, felsefi, psikolojik ve sosyolojik boyutları olan bir olgu ve gerçektir. Zaman sahip olduğumuz en önemli ve değerli hazinedir. Her ne kadar; Vakit nakittir , Time is Money veya Zeit ist Geld diyerek tüm dünya insanları zamanı parayla eş tutsalar da, aslında zaman paradan önemli ve değerlidir.
YAŞAMIMIZDAKİ BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ ACABA NEDİR?
Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 – 40 ' nı kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?
1. Netleşmemiş hedefler,
2. Planlamada yapılan hatalar,
3. Plansızlık,
4. Önceliklere gerekli önemi verememe,
5. Sürekli erteleme,
6. Öze inememe,
7. Detayla fazla uğraşma,
ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR:
1. Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma
2. Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma
3. Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma
4. Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir.
5. Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir.
6. Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir.
7. Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha etkin kılar.
8. Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur,
9. Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter.
10. Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır.
11. Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz.
12. Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar.
ZAMANI YÖNETMEK İÇİN
1. Hedefleri belirleyip, önceliklendirin.
2. Zamanınızı planlayın.
3. Aşırı bilgi yüklenmenin önüne geçin.
4. Zaman kaybettiren işleri yok edin.
5. Başkalarının yapabileceği işleri onlara devredin.
6. Boş vericiliğin üstesinden gelin.
Zamanı akıllıca planlayabilmek için:
1. Kendinizi tanıyın, hangi zamanlarda enerjik olduğunuzu belirleyin.
2. Her sabah evden çıkmadan önce günlük işlerinizi belirleyin ve öncelik sırasına dizin.
3. Günlük planı yazılı hale getirin.
4. Günün sonunda hedef listenizi gözden geçirin, gerçekleştiremediğiniz işleri bir sonraki listenin başına önem sırasına göre ekleyin.
Zaman kaybettiren işleri önlemek için:
1. Önemli telefon numaraları, adresler, e-posta adresleri vb. sürekli kullandığınız bilgileri elinizin altında bulunduracağınız bir deftere kaydedin.
2. Randevular ve son tarihler için bir defter ya da sizi uyarabilecek cep telefonu ajandası vb kullanmayı alışkanlık haline getirin.
3. Hedeflerinizi gerçekleştirebilmek için kendinize kimsenin bölmeyeceği zaman dilimleri ayırın.
4. Planladığınız çalışmaları yaparken başka birisinin müdahalesini kabul etmeyin. Bunun için “HAYIR” demeyi öğrenin.
5. Masanızı sürekli olarak gözden geçirin ve kullanmadığınız evrakları masanızdan uzaklaştırın.
6. İş yaparken kullandığınız araç, gereç ve malzemeyi her zaman belirli yerlerde bulundurun.
Boş vericiliğin üstesinden gelmek için:
1. Kararlı olun.
2. Büyük işleri küçük parçalara ayırın.
3. Her bir işin sizin için değerini belirleyin.
4. Azimli olun, başladığınız işi bitirmeye özen gösterin.
5. Hoşunuza gitmeyen işleri sabahları yapın ve gün boyunca canınızın sıkılmasını önleyin. 6. Kendinize zaman ayırın.
ZAMAN TUZAKLARI
1. Belirsiz hedefler
2. Yetersiz bilgi
3. Ertelenen kararlar
4. Belgelerin çokluğu
5. Toplantılar
6. Telefon görüşmeleri
7. Vakitsiz ziyaretçiler
8. Aksaklıklar
9. Önceliklerin yokluğu
10. Birçok işe girişme
11. Düzensizlik
12. Hayır diyememe
13. Ani kararlar
14. Öz-disiplin yokluğu
15. Beklemeler
“VAKTİNİZİN % 50’SİNİ LÜZÜMSUZ KİŞİLER % 30’UNU LÜZUMLU KİŞİLER % 10’UNU ÖNEMLİ KİŞİLER ALIR.”
İşler 5 Sınıfa Ayrılabilir:
1. Önemli ve acil
2. Önemli, ama acil değil
3. Acil, ama önemli değil
4. Çok zaman alır
5. Zaman kaybı
“BAŞINI KAŞIYACAK VAKTİ OLMAYANLARIN ZAMANLARININ SADECE % 35’İNİ “DOLU” OLARAK “KULLANDIKLARI” TESPİT EDİLMİŞTİR.”
Zamanı Kullanma İlkeleri
1. İşimdeki amacım nedir ?
2. Hedeflerim nelerdir ?
3. Eylem Planlarım var mı ?
4. Zaman çizelgesi hazırladım mı ?
5. Görevleri öncelik sırasına göre diziyor muyum ?
6. Telefon kullanımı ? 7. Fikir ve bilgi toplama yöntemi ?
8. İç disiplin ?
Kendinizi Sorgulayınız !
1. Zaman kullanma yeteneğiniz ne düzeydedir ?
2. Zaman kaybetmenize yol açan unsurlar nelerdir ?
3. Bugün işini yarına bırakma eğiliminiz ne düzeydedir ?
4. Her konuda mükemmeli arama eğiliminiz ne düzeydedir ?
ZAMAN YÖNETİMİ
• Zaman yönetimi önceliklerini bilmektir. (Alan Lackin)
• Zaman yönetimi öz-yönetimdir. (Charles Hobbes)
• Zaman yönetimi zamandan çok yönetimle ilgilidir; bireyin kendisini yönlendirerek olayları yönetmesidir. (Robert Dorney)
• Zaman yönetimi, amaçları gerçekleştirmek için amaçlara giden yollara zaman ayırmaktır.(M.Soysal)
• Önemli işler, asla önemsiz işlerin insafına terk edilmemelidir. (Goethe)
ZAMAN YÖNETİMİNİN BAZI YÖNTEMLERİ
Savaşçı Yaklaşım: Yapılacak her faaliyet mutlaka gelecek düşünülerek yapılır. Bu yüzden gelecekte başarılı olmak için en önemli işlere ve projelere öncelik verilmelidir. Zamana karşı savaşan kişi saldırıları püskürtmek için bir şeyler yapmazsa sistemin bizi diri diri gömen bir çığa dönüşeceğini kavrar. Dolayısıyla “Savaşçı Yaklaşım” kendini korumak verimli ve bağımsız çalışabilmek amacıyla, zamanına sahip çıkmak üzerinde odaklanır. Hedef belirleme yaklaşımı: Bu yaklaşım temelde, “Ne istediğini bil ve başarmak için çaba harca” der. Uzun, orta ve kısa vadeli planlama, hedef saptama, gözünde canlandırma, kendini motive etme ve olumlu bir düşünce tarzı yaratma ve teknikleri içerir. Kısa vadeli planlamada önemli olan kişilerin gündelik ve haftalık yapacağı işlerin düzenlemesi, programlaması ve bunları bir öncelik sırasına yerleştirmesidir. Ancak birçok kişi bunun aksine hareket edip, plan yapmayarak zamanlarını boşa harcarlar.
ABC Yaklaşımı: ABC yaklaşımı, “ İstediğinizi yapabilirsiniz ama her şeyi yapamazsınız” der. Hedef yaklaşımından esinlenir ve buna önemli bir kavram olan ardışıklığı ekler. “Çabalarınızı öncelikle, en önemli işleriniz üzerinde yoğunlaştırın”. İddiası şudur; neye ulaşmak istediğiniz biliyorsanız ve çabalarınızı öncelikle o işler üzerinde yoğunlaştırırsanız, o işte başarılı ve mutlu olursunuz.
Plânlama ve Zaman Yönetimi
1. Amaçları belirlemek
2. Yıllık plânlar yapmak
3. Aylık amaç ve öncelikleri belirlemek
4. Haftalık plân çizelgesi kullanmak
5. Günlük plân yapmak
6. Yapılacaklar listesini önceliklendirmek
7. Zamanı çarçur eden şeyleri ortaya çıkarmak
8. Krizleri öngörmek
9. Beklenmeyeni beklemek
10. Günün yüzde 20’sini açık bırakmak
11. Zamanı aşırı yüklememek
12. İşler için harcanan zamanı kaydetmek
13. Zaman sınırı koymak
14. Saate bağlı olmak
15. Benzer işleri birleştirmek
16. Hızlı okumayı öğrenmek
17. Zor işleri önce yapmak
18. Zevkli işleri sona bırakmak Genel olarak bütün zaman ustalarda görülen ve aşağıda belirtilen 6 ortak niteliği onların bazı anahtar. İlkeleri benimseyerek uyguladıklarını göstermektedir.
Her zaman ustası:
1. Her an ne yapacağını zamanını en yararlı biçimde nasıl kullanacağını bilir.
2. Hatasını, eksiklerini, karakterinin hangi kötü yola sapmaya elverişli olduğunu, onlarla şakalaşacak kadar öğrenmiştir.
3. Hayatında yaşadığı her evreden ve her olaydan gereken dersi alarak deneyimlerini ve içgüdülerini geliştirmiştir. 4. Mesleki veya kişisel, sosyal veya özel olsun yalnız kendi hayatını yaşar.
5. Hiçbir şeyi unutmayacak biçimde ek bir bellek sistemine sahip olduğundan bellekteki bütün anlamsız nedenlerin yerine anlamlı sorular niçin ve nasıllar almıştır. Ulaşmak istediği amaçlara göre her gün zamanını nasıl kullanması gerektiği hakkında yoğunlaştırmayı bilir.
İletişim ve Zaman Yönetimi
1. Mesajın anlaşıldığından emin olmak
2. Haberleşme için en uygun aracı seçmek
3. Mesajı basit ve kısa tutmak
4. “Lâf salatası” yapmamak
5. Toplantıları kısıtlı tutmak
6. Gündemi zamanla sınırlamak
UYKU VE ZAMAN YÖNETİMİ
1. İhtiyaç kadar uyuma
2. Yatmadan önce banyo
3. Gevşeme-gerinme
4. Monoton hava
5. Gündüz uykusu
TASARRUF EDİLEN ZAMANLA;
1. Kariyer planlaması yapmak
2. Okumak
3. Dinlenmek
4. Düşünmek
5. İletişim kurmak
“Zaman hiçbir zaman yönetiminize girmez siz ancak zaman içinde tutum ve davranışlarınızı yönetebilirsiniz.”
“Herkes haftada 5-10 saat arasında zaman tasarrufu yapma potansiyeline sahiptir...”
“İsteyip de yapmaya zaman bulamadığımız şeyler, yeterince istediğimizden emin olmadığımız şeylerdir. Şu ana kadar çok isteyip de neye sahip olamadınız ?”
“Unutmayın! Zamanınız çok. Yapacağınız tek şey sizi ilgilendirmeyen şeylerden uzak durmak... Yarın bambaşka bir insan olacağım diyorsanız…Yarını beklemeyin hemen başlayın!”
“Dünya 3 gündür; dün, bugün ve yarın. Dün geçti. Yarının geleceği belli değil. Öyle ise; bugünün kıymetini bil.”
“Her gün yapacaklarınızı önemine göre yeniden sıralayınız ve önemliden başlayınız.”
SONUÇ OLARAK ŞUNU DİYEBİLİRİZ Kİ;
Zamanımızı daha iyi yönetmek kabiliyetini edinmek, bir bakıma kısa vadeli olan ömrümüze ve bedenimize karşı olan sorumluklarımızı yerine getirmekle eş anlamlıdır. Bazılarımız ömrünü sağ sola koşturarak ve devamlı bir şeyler yapmak için didinerek geçiriyor. Ama unuttuğumuz bir şey var. Aslında vaktimiz çok! Tek yapmamız gereken, vaktimizi bizi ilgilendirmeyen işlerden kurtarmaktır.

İzzet BAT (PSİKOLOJİK DANIŞMAN)
Selim KEİYİNCİ (PSİKOLOJİK DANIŞMAN)
 
Bugün 1 ziyaretçi (4 klik) kişi burdaydı!